Kvalita je základ, na kterém stojí důvěra ve výsledek. Díky neustálému zlepšování kvality můžeme budovat konzistenci výsledků prostřednictvím standardizace, která umožňuje snižovat chybovost a poskytovat reprodukovatelné výsledky. Mnoho laboratoří si pokládá otázky týkající se lean procesů a různých možností jejich dopadu na cytogenomiku.
Na otázky odpovídá: April Schrank-Hacker, Ed.D., MSOD, CG(ASCP)CM
Otázka: Co znamená „Lean“ v laboratoři?
Odpověď: Lean – štíhlé efektivní řízení – je způsob uvažování o eliminaci odpadu, který vzniká při každodenní práci v laboratoři, což umožňuje mnohem kontinuálnější tok práce. Toho je dosaženo identifikací oblastí, které je možné zdokonalit, a srovnáním velkého množství práce v konzistentním čase tak, aby se snížila nevyrovnanost velkých dávek prací, které mohou přetěžovat techniky a nástroje. To pomáhá ovlivnit neustálé zlepšování všude tam, kde je výkon řízen a měřen v průběhu času, a přináší tak přidanou hodnotu z pohledu vašich zákazníků: administrativy, lékařů a pacientů. Využití lean principů pomáhá eliminovat osm druhů odpadu v laboratoři, což umožňuje zjednodušení složitých pracovních toků a strategické propojení procesů, které zvyšují kvalitu, bezpečnost a zlepšují produktivitu.
Otázka: Jaké jsou příklady Lean plýtvání, které můžeme v laboratoři spatřit?
Odpověď: Některé příklady 8 druhů Lean plýtvání v laboratoři cytogenomiky jsou:
- Vadou nebo prací navíc je např. nesprávné ID pacienta na štítcích, opětovné kapání či změna označení sklíček, nebo sklíčka, která se ukázala být nekvalitními.
- Nadvýroba má za následek tvorbu nadbytečných sklíček nebo předoznačování sklíček ve větším množství, než je potřeba.
- Čekací doba je kdykoli, kdy je vzorek neaktivní a čeká se na další krok procesu.
- Talent je využívání technologů k provádění jakékoli jiné práce, než pro kterou byli vyškoleni.
- Přeprava je kurýrní čas, kdy se přesouvají vzorky ze stanoviště na stanoviště, tedy jakékoli zbytečné chození mimo danou činnost.
- Pohyb je jakýkoliv pohyb osoby provádějící test mimo pracovní prostor; obchůzky kvůli řešení problémů, vyzvedávání zásob a materiálu, hledání věcí.
- Nadměrné zpracování zahrnuje vyplňování dalších deníků, vytváření kopií, třídění, stanovování priorit.
- Inventář má v pracovním prostoru buď přebytek nebo nedostatek zdrojů k dokončení procesu.
Otázka: Snižuje standardizace chyby v laboratoři?
Odpověď: Čím více standardizace, tím nižší variabilita jakéhokoli procesu, který provádíte, a tím se pomůže omezit výskyt chyb. Pokud si uděláme čas a podíváme se na každý jednotlivý krok a řekneme si, zda-li to opravdu potřebujeme, proč to děláme, a pokud ano, zda se to dělá vždy konzistentně, snižuje to variabilitu v každém kroku procesu, takže se lze dostat od začátku do konce procesu spolehlivějším a konzistentnějším způsobem.
Otázka: Existují řešení, která nám pomohou zefektivnit proces?
Odpověď: Existují nástroje, které lze použít pro lean řízení v laboratoři. Nejjednodušší je vzít svůj standardní pracovní postup, podívat se na něj, projít každý krok a porovnat, co je napsáno a co se ve skutečnosti dělá. Standardizace praxe je klíčová. Poté si můžete s 8 druhy Lean plýtvání na paměti říci, zda je to, co dělám, nutné, proč to dělám, jaký je účel toho, co dělám a zjistit, zda je pro vašeho pacienta nebo vaši zákaznickou základnu každý krok skutečně nezbytný. Zároveň se na to můžete podívat z pohledu klienta a zvážit, zda daný krok přidává hodnotu tomu, co dostávám. Pokud má každý krok hodnotu v diagnostické cestě, ponechejte si ho. Pokud ho zpochybňujete a žádnou přidanou hodnotu vám nepřináší, pak byste měli uvažovat o jeho přepracování.
Otázka: Jak můžeme lépe využít naše odborné znalosti pro lepší produkci výsledků?
Odpověď: Využívat své odborné znalosti bychom měli nejlépe tak, abychom dokázali nasměrovat přiměřené množství lidí ve vhodnou dobu pro danou práci, když je zrovna na svém vrcholu. To znamená nasměrovat lidi, kteří jsou vysoce vyškoleni, aby využívali svůj čas tím, že provádějí cytogenomickou analýzu a praktickou práci, pro kterou jsou vyškoleni, a tak je využívat tím nejlepším způsobem. Existují způsoby, jak byste se mohli podívat na přemístění svého Lean plýtvání talentem pomocí automatizace? Tímto způsobem umisťujete technology tak, aby prováděli komplexní testování, které zrovna dané prostředí vyžaduje.
Otázka: Můžete uvést konkrétní příklad toho, jak byly tyto nástroje implementovány ve skutečné laboratoři?
Odpověď: Díky lean přístupu jsem dosáhla výjimečných výsledků v úspoře času a zvýšení kvality. Například FFPET FISH byl hodnocen z hlediska časových úspor a kvality sklíček pomocí dvou způsobů. Při srovnání manuálního procesu s automatizovanými procesory jsme byli schopni vyčíslit výrazné časové úspory, které umožnily odklon od ruční práce a automatizaci pomocí parafínových procesorů. Zvýšení kvality sklíček bylo tak výrazné, že přepracovávání vzorků bylo z tohoto pracovního procesu významně eliminováno. To umožnilo přerozdělení času a zdrojů, které byly předtím nadměrně využívány, a vrátilo je zpět do systému, což zvýšilo účinnost celého procesu.
Otázka: Existuje nějaký software, který dokáže automaticky uspořádat chromozomy na jejich správné pozici v karyogramu?
Odpověď: Existují softwarová řešení, pomocí kterých se můžete ujistit, že jsou všechny vaše chromozomy ve správné poloze, a ta jsou opravdu dobrá. Jedná se o digitální zobrazovací systémy, které jsou vysoce vyškolenými a trénovanými nástroji. Software programu využije automatizaci, která vám pomůže při analýze vašich metafázových chromozomů. Systém automaticky srovnává chromozomy přesně tam, kde si myslí, že by měly být, a poskytuje i příležitost k přeskupení v případě, že se jedná o něco složitějšího. Nástroje jsou vysoce intuitivní a díky karyotypizaci na digitálních zobrazovacích systémech mohou nabídnout velké úspory zdrojů, jako je čas a talent.
Otázka: Jaké jsou hlavní výzvy při implementaci těchto laboratorních vylepšení? A našla jste nějaký efektivní způsob, jak je překonat?
Odpověď: Změna může být vždy náročná. Máte-li způsob, jak si opětovně představit to, co právě děláte, abyste zjistili, zda existuje jiný způsob, jak snížit 8 typů plýtvání a zvýšit konzistenci a spolehlivost, otevíráte tak příležitost ke změně. Zkoumáním současných procesů a revizí toho, co právě děláte – o tomto přemýšlejte při hledání plýtvání. Vyzkoušejte nové nápady ke snížení složitosti procesu a změřte data před a po, abyste určili celkovou účinnost. Vyrovnejte přicházející pracovní vytížení a odstraňte úzkost a chaos tím, že jej nastavíte tak, aby šlo plynule dolů po linii postupného a nepřetržitého toku diagnostickou cestou vaší laboratoře.
Otázka: Jaké jsou nejúčinnější kroky vedoucí ke kvalitní analýze interfáze vzorků FFPE?
Odpověď: Co se týče parafínového FISH, cítím, že je nejdůležitějším krokem ke kvalitě dobrá příprava. Když zpracováváte sklíčka FFPET FISH ručně, existuje mnoho variability, která je způsobena tím, že nemáte dostatečnou konzistenci. Ruční zpracování vyžaduje mnoho různých kroků, které je třeba vyhodnocovat nezávisle ještě před určením toho, jak nejlépe pracovat s každým vzorkem. Musíte se předem zbavit již existujícího značkovacího inkoustu nebo musíte sklíčka déle zbavovat parafínu společně se silnějším řezem? Zavedení myšlenky využití automatizace pomocí parafínových procesorů toto výrazně snižuje. Díky standardizaci je počáteční příprava s parafinovými tkáněmi při jejich vkládání do procesorů minimální – minimalizuje to další proměnné vznikající během přípravných prací a odstraňuje tak variabilitu mezi sklíčky pro kvalitnější vzorky FFPET pro FISH.
Otázka: Jak by mohlo použití procesoru FFPET pomoci zefektivnit náš proces FISH?
Odpověď: Po určení, jaké parametry nejlépe fungují pro vaše vzorky tkáně, může mít každý typ vzorku svůj vlastní uživatelsky definovaný program. Jakmile vaše laboratoř určí přesné časy a teploty pro nejlepší kvalitu analyzovaných vzorků, jsou do přístroje pro zpracování vložena sklíčka FFPET. Vzorky běží v procesorech po stanovenou dobu, poté jsou odebrány a jsou přidány sondy pro FISH. Když se na to podíváte postupně, zvýšení kvality minimalizuje všechny ostatní nadbytečné manuální pracovní procesy, které je třeba udělat předem. Výsledky nejvyšší možné kvality vznikají díky snižování variability. To zvyšuje kvalitu od začátku až do konce přípravy vzorku. Když předáváme výsledek testu ošetřujícím lékařům a patologům, můžeme s jistotou říci, že víme jistě, že to je to, co to je.
Otázka: Myslíte si, že Lean přístup bude mít bezprostřednější účinky na klasickou cytogenomiku nebo FISH?
Odpověď: Lean principy mají dopad v obou oblastech. Z klasického cytogenomického hlediska je konzistence vzorků a kvalita sklíček charakteristickým znakem pro získání důvěryhodných výsledků. Mnoho procesů v cytogenomice se tradičně provádí manuálně. To zahrnuje značení baněk a zkumavek během kultivace, vytváření sklíček pro analýzu chromozomů, zpracování vzorků, jako je kostní dřeň, krev a kapalné typy vzorků, což se často dělá manuálně a je to náchylné k chybám. Pokud budou „hands free“ a zpracovávány automatizací, vzorky budou konzistentní a budou mít sníženou individuální variabilitu. Eliminace variability je kritická, protože je nezbytná pro kvalitu během analýzy chromozomů.
Pokud jde o FISH se vzorky tkání fixovaných formalínem a zalitých v parafínu (FFPET), použití automatizace pro zpracování parafinových vzorků FISH šetří čas technologa a snižuje počet nutných ručních zásahů a dalšího zpracování vzorku z důvodu přepracovávání a defektů. Digitální zobrazovací systémy a skenery sklíček odstraňují variabilitu a nejednoznačnost kvality vlastního výběru zvoleného pro analýzu, protože digitální systém sám vyhledává, vybírá a zaznamenává umístění buněk. To zvyšuje přesnost identifikace polohy a je to důležité, pokud lékař nebo klinik zavolá a požaduje kontrolu, která vyžaduje přehodnocení kteréhokoliv z těchto výsledků buněčné analýzy. Poskytuje to vysledovatelný a přesný mechanismus kontroly, který může zajistit kvalitu a bezpečnost této diagnózy. Automatizace hybridizátorů, procesorů, digitálních skenerů a softwaru umožňuje snižovat variabilitu a tak zvyšovat kvalitu.
Otázka: Hovořila jste o automatizaci kapání a barvení sklíčka. Můžete zmínit nějaké podrobnosti ohledně vybavení, které toto dělá? Pokud byste o tom mohla mluvit, aniž byste mluvila přímo o značkách, bylo by to skvělé.
Odpověď: Myšlenkou je použití automatizace způsobem, který má vysokou propustnost, zvyšuje spolehlivost a snižuje variabilitu. Díky využití automatických harvesterů, kapacích a barvících přístrojů můžeme snížit plýtvání čekací dobou, pohybem a vadami, jako je například opětovné kapání špatně zaschlých nebo špatně obarvených sklíček, a odstraňujeme variabilitu mezi vzorky, což může pomoci efektivněji posunout proces po správné cestě. To vše nakonec zkracuje dobu potřebnou k získání výsledku. Mít sklíčka, která jsou reprodukovatelná s vysokou kvalitou, zkracuje dobu na zpracování, kterou technolog v oboru nebo analytik potřebuje. Když jsou počáteční procesy vzájemně propojeny, konečným výsledkem je zvýšená kvalita, bezpečnost a účinnost od začátku až do konce této „diagnostické superdálnice“. Existuje několik nápadů, které můžete prozkoumat a podívat se na tyto možnosti, abyste zjistili, jak by se to hodilo do vaší laboratoře. Jak nyní provádíte tyto procesy? Připravujete vzorky manuálně? Kapete a barvíte sklíčka manuálně? Navrhuji, abyste vyhodnotili oblasti s vysokým podílem manuálního zpracování a zjistili, jaké možnosti v automatizaci jsou pro tyto oblasti k dispozici.
Otázka: Jsme menší laboratoř akademického zdravotnického centra. Jak můžeme ospravedlnit Lean přístup a související náklady na vybavení jakožto malá laboratoř?
Odpověď: Dívejte se na věci optikou lean přístupu a pokládejte si průzkumné otázky: Musím toto udělat? Existují místa, kde by automatizace mohla být užitečná? Jsou nějaké kroky navíc, které dělám? Podíváme-li se na všechny tyto věci z hlediska úspory času, tak čas, který technolog ušetří, by pak mohl být přerozdělen mezi jednotlivými FTE (ekvivalent plného pracovního úvazku) nebo do přístrojového vybavení. Jakmile to lze převést, máme relevantní a ospravedlnitelný důvod. Doporučuji vám podívat se na věci jinak. Zkuste použít „myšlení pro začátečníky“ co se týče toho, jak a proč děláte to, co děláte. Projděte si každý proces a zeptejte se, proč dělám tento krok, proč na to píšu tužkou nebo proč dělám dvacet kroků od pracovního prostoru, abych úkol dokončil. Můžeme se znovu zamyslet nad nastavením laboratoře? Znovu si představujme, proč děláme to, co děláme, a využijme změny k tomu, abychom provedli působivá snížení a abychom z těchto odpadů a plýtvání udělali hodnotu.
Otázka: Mluvila jste o efektivnějším plánování zaměstnanců laboratoře, abyste zmenšila plýtvání. Viděla jste nějaké studie, které by naznačovaly, že pracovat čtyři 10hodinové dny je pro společnost a zaměstnance efektivnější?
Odpověď: Myslím si, že to bude velmi záviset na vaší laboratoři, vašich procesech a na tom, kdy přicházejí vaše nejvyšší objemy vzorků. Vyhodnocujte svá procesní data po stanovenou dobu, abyste zjistili, kdy jsou vaše maxima, kdy jsou vaše minima, a kdy potřebujete, aby lidé pohybovali vzorky po jejich diagnostické cestě. Optimálním cílem je plánování zaměstnanců na dobu, kdy je počet vašich vzorků nejvyšší. Jak byste si mohli ospravedlnit čtyřdenní pracovní dobu, bude záviset na vašem procesu, vaší laboratoři a přesném toku vašich vzorků.
(Převzato od společnnosti Leica Biosystems, redakčně upraveno.)
O autorovi
April Schrank-Hacker, Ed.D., MSOD, CG(ASCP)CM
April Schrank ‐ Hacker, Ed.D., Principal, Content & Evidence ve společnosti Leica Biosystems, je klinickou laboratorní specialistkou v cytogenetice, která má více než 20 let zkušeností v oblasti technologií, výzkumu, inovací a laboratorního managementu. April získala titul BS v klinických laboratorních vědách se specializací na cytogenetiku na Thomas Jefferson University a je certifikována v cytogenetice prostřednictvím ASCP s označením CG (ASCP) CM. Svůj magisterský titul získala na University of Pennsylvania v oboru organizační dynamiky (MSOD) s dvojí certifikací ve studiích organizačního rozvoje a změn a organizačního vedení. April získala doktorský titul v oboru organizačního vedení, kde byla vědeckou pracovnicí Distinguished Research Fellowship, za práci na budování vysoce výkonného vedení a týmů v oblastech chaosu a složitosti a je spoluautorkou více než 30 recenzovaných publikací a posterů.